सार्वजनिक खरिदमा बोलपत्र सम्बन्धी कागजात तयारी

दिनेश लम्साल

विषय प्रवेश :
सार्वजनिक संस्थाहरुले सरकारी रकम खर्च गरी गर्ने सवै खरिद कार्यलाई सार्वजनिक खरिद भनिन्छ । सार्वजनिक खरिद भनेको सार्वजनिक खरिद कानुनले निश्चित गरेको प्रकृया पुरा गरी राज्यले गर्नुपर्ने दैनिक कार्यसंचालन, सुरक्षा व्यवस्था तथा विकाससम्बन्धी कार्यका लागी आवश्यक मालसामान, निर्माणकार्य, परामर्श सेवा र अन्य सेवा प्राप्त गर्ने कार्य हो । जग्गा प्राप्ती ऐन बमोजिम प्राप्त गरीने जग्गा खरिद तथा स्थानीय तह र प्रदेश सरकारले ठेक्का लगाई वा अन्य तरिकाले प्राप्त गर्ने आयलाई यदाकदा खरिद भनिने गरीयता पनि खरिद कानुनले यसलाई आफ्नो परिभाषा भित्र नसमेटेकाले त्यस्तो खरिद भने सार्वजनिक खरिद होइन । सार्वजनिक खरिद ऐन, २०६३ को दफा २ (क) बमोजिम “खरिद” भन्नाले सार्वजनिक निकायले यस ऐन बमोजिम कुनै मालसामान, परामर्श सेवा वा अन्य सेवा प्राप्त गर्ने वा कुनै निर्माण कार्य गर्ने वा गराउने कार्य सम्झनु पर्छ भनी उल्लेख गरेको छ । यसरी खरिद कार्य गर्दा विभिन्न कानुनले निर्धारीत गरेको विधि र प्रकृयाको अवलम्बन गरेर मात्र गरीन्छ । यसका लागी विभिन्न खरिद कार्यका लागी खरिद सम्बन्धी कागजात तयार गरी सो का आधारमा खरिद कार्यको शुरु र अन्त्य गरीन्छ त्यस्ता कागजातहरुलाई बोलपत्र सम्बन्धी कागजात भन्ने गरीएको छ । सार्वजनिक खरिद ऐन, २०६३ को दफा २ (झ) मा “बोलपत्र सम्बन्धी कागजात” भन्नाले बोलपत्रदाताले मूल्य वा प्रस्ताव वा दररेट भरी वा तयार गरी पेश गर्नका लागि बोलपत्र आह्वान गर्ने सम्बन्धित सार्वजनिक निकायले तयार गरेकोे लिखत सम्झनु पर्छ र सो शब्दले बोलपत्रदातालाई दिइएको निर्देशन, स्पेशिफिकेशन, नक्सा, डिजाइन, कार्यक्षेत्रगत शर्तहरु (टर्मस अफ रेफरेन्स), कार्यतालिका, मूल्याङ्कनका आधार, परिमाण सूची, सम्झौताका शर्तहरु र यस्तै अन्य कागजात समेतलाई जनाउनेछ भनी परिभाषा गरेको छ । यस्ता कागजातहरु तयार गर्नका लागि नमुना कागजात तयार गरी सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले जारी गर्ने र सो अनुरुप सम्बन्धित निकायहरुले आफ्ना आवश्यकताका आधारमा एकरुपता हुने गरी यस्तो कागजात बनाउने गर्दछन जुन सार्वजनिक खरिदका प्रमुख आधारका रुपमा रहने गर्दछन । तसर्थ सार्वजनिक खरिदमा बोलपत्रसम्बन्धी कागजात तयारीको अहम् र अपरीहार्य महत्व रहेको छ । खासगरी निर्माण कार्य, मालसामान खरिदमा प्रयोग हुने बोलपत्र आवहान सम्बन्धी कागजात र परामर्श सेवाको लागी प्रस्ताव आवहानको कागजातमा हुने भाग तथा खण्डहरु करीव एकै खालको हुने गर्दछ भने ठुला निर्माण कार्यका लागी प्रयोग हुने प्रि क्वालीफिकेशन सम्बन्धी कागजात र संक्षिप्त सुची तयार गर्नुपर्ने परामर्श सेवामा प्रयोगहुने आशयपत्र सम्बन्धी कागजातहरुको बनावट फरक फरक हुन्छ । यस लेखमा मैले धेरै प्रयोगमा आउने निर्माण कार्य र मालसामान खरिद कार्यमा प्रयोगहुने नमुना बोलपत्रका कागजातका ढाँचाका बारेमा उल्लेख गर्ने जमर्को गरेको छु ।

बोलपत्र सम्बन्धी कागजात तयारी सम्बन्धमा कानुनी व्यवस्था :
बोलपत्र सम्बन्धी कागजात तयार गर्ने सम्बन्धमा सार्वजनिक खरिद ऐन, २०६३ मा स्पष्ट व्यवस्था गरेको छ । उक्त ऐनको दफा १३ को उपदफा १, २ र ३ मा सो सम्बन्धी व्यवस्था गरेको पाइन्छ । जसअनुसार उपदफा (१) मा सार्वजनिक निकायले बोलपत्र आह्वान गर्नु अघि बोलपत्र सम्बन्धी कागजात तयार गर्नु पर्ने उल्लेख गरेको छ भने उपदफा (२) उपदफा (१) बमोजिमको बोलपत्र सम्बन्धी कागजातमा देहायका कुराहरु उल्लेख गर्नु पर्ने भनी सुची उल्लेख गरेको छ ः–
(क) खरिदको प्रकृति, खरिद गर्न लाग्ने समयावधि तथा सोको प्राविधिक स्पेशिफिकेशन,
(ख) पूर्व योग्यता निर्धारण नगरी बोलपत्र आह्वान भएको भए बोलपत्रदाताको योग्यताका आधारहरु,
(ग) स्थलगत निरीक्षण गर्नु पर्ने व्यवस्था भए सो सम्बन्धी जानकारी,
(घ) बोलपत्र पेश गर्नु अघि कुनै बैठक गर्नु पर्ने भए त्यस्तो बैठक सम्बन्धी जानकारी,
(ङ) बोलपत्र तयार गर्ने र पेश गर्ने निर्देशन, बोलपत्र पेश गर्ने स्थान, बोलपत्र पेश गर्ने अन्तिम मिति र समय तथा बोलपत्र खोल्ने मिति, समय र स्थान,
(च) मूल्यको संरचना (कम्पोनेन्ट अफ प्राइस), बोलअङ्कको लागि उल्लेख गर्न सकिने मुद्रा वा मुद्राहरु, बोलपत्र तुलना गर्न प्रयोग गरिने मुद्रा र सम्बद्ध विनिमय दरको आधार र सोको मिति,
(छ) बोलपत्र मूल्याङ्कन र बोलपत्रदाताको छनौट गर्ने आधार र तरिका,
(ज) स्वदेशी मालसामान र स्थानीय निर्माण व्यवसायीलाई प्राथमिकता दिइने भए सो सम्बन्धीे व्यवस्था,
(झ) मालसामान वा निर्माण कार्यको छुट्टा छुट्टै समूह र प्याकेज बनाई खरिद गर्नु पर्ने भएमा त्यस्तो समूह र प्याकेज र सोको मूल्याङ्कन गर्ने तरिका,
(ञ) प्राविधिक स्पेशिफिकेशनको विकल्पको प्रस्ताव समेत माग गरिएकोे अवस्थामा त्यस्तो विकल्प मूल्याङ्कन गर्ने तरिका,
(ट) खरिद गरिने मालसामान, निर्माण कार्य वा सेवाको कुनै अंशको लागि मात्र पनि बोलपत्र पेश गर्न पाईने भए त्यस्तो अंश वा अंशहरुको विवरण,
(ठ) बोलपत्र मान्य हुने अवधि,
(ड) बोेलपत्र, कार्यसम्पादन वा अन्य आवश्यक कुराको लागि दिनु पर्ने जमानतको रकम, किसिम, मान्य ढाँचा र मान्य अवधि (भेलिडिटी पिरियड),
(ढ) बोेलपत्र जमानत माग भएकोमा सो जमानतको अवधि बोलपत्र मान्य हुने अवधि भन्दा तीस दिन बढी अवधिको हुनु पर्ने व्यहोरा,
(ढ१) बोलपत्रदाताले लागत अनुमान भन्दा पन्ध्र प्रतिशतसम्म कम अङ्क कबुल गरेमा कबुल अङ्कको पाँच प्रतिशत र लागत अनुमानको पन्ध्र प्रतिशत भन्दा बढी घटेर कबुल गरेको अवस्थामा पन्ध्र प्रतिशत भन्दा जति रकमले घटी कबुल गरेको छ सो को पचास प्रतिशतले हुन आउने रकम कबुल अङ्कको पाँच प्रतिशतमा थप गरी कार्यसम्पादन जमानत राख्नु पर्ने कुरा,
(ढ२) बोलपत्रदाताले कुनै सार्वजनिक निकायमा बोलपत्र दिंदा वा सम्झौता गर्दा पेश गरेको आर्थिक र प्राविधिक विवरण,
(ढ३) बोलपत्रदाताले कुनै सार्वजनिक निकायसंग सम्झौता गरी कुनै कार्य प्रारम्भ गरेको भए त्यस्तो निकाय, कामको विवरण, सम्झौताको रकम र कार्य प्रगतिको विवरण,
(ढ४) खण्ड (ढ३) बमोजिम कार्य प्रारम्भ गरेको अवस्थामा दफा ७ को उपदफा (३) को खण्ड (ख) मा उल्लिखित कागजातमा उल्लेख भए बमोजिम कुनै सार्वजनिक निकायमा प्रयोगमा रहेको बोलपत्रदाताको प्राविधिक क्षमता त्यस्तो निकायलाई आवश्यक पर्ने हदसम्म त्यस्तो बोलपत्रदाताको प्राविधिक क्षमता थप कार्यको लागि गणना नहुने कुरा ।
(ण) दफा ५२ बमोजिमको खरिद सम्झौताका शर्तहरु र सो सम्झौता लागू हुने तरिका,
(त) स्वार्थ बाझिने (कन्फ्लििक्ट अफ ईन्ट्रेस्ट) भएमा बोलपत्र उपर कारबाही नहुने वा जालसाजी वा भ्रष्टाचार गरेमा हुने कानूनी कारबाही सम्बन्धी जानकारी,
(थ) सार्वजनिक निकायले बोलपत्र सम्बन्धी कारबाही गर्दा गरेको त्रुटी वा निर्णय विरुद्ध पुनरावलोकनका लागि बोलपत्रदाताले निवेदन दिन सक्ने व्यवस्था,
(द) प्राविधिक क्षमतालाई प्रमाणित गर्ने कागजात तथा आर्थिक प्रस्ताव (बोल अङ्क) एउटै खाममा पेश गर्नु पर्ने व्यहोरा, र
(ध) सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयले पूर्व योग्यता वा बोलपत्र सम्बन्धी कागजातमा उल्लेख गर्नु पर्ने भनी निर्धारण गरेका विषयहरु ।
त्यसैगरी उपदफा (३) मा बोलपत्र आह्वानको सूचना बमोजिम बोलपत्र सम्बन्धी कागजात माग गर्ने व्यक्ति, फर्म, संस्था वा कम्पनीलाई र खरिद कारबाहीमा भाग लिन पूर्व योग्यता आवश्यक पर्ने भएमा पूर्व योग्यता हासिल गरी त्यस्तो कागजात माग गर्ने व्यक्ति, फर्म, संस्था वा कम्पनीलाई सार्वजनिक निकायले तोकिए बमोजिमको दस्तुर लिई बोलपत्र सम्बन्धी कागजात उपलब्ध गराउनु पर्नेछ भनी उल्लेख गरेको समेत पाइन्छ ।

सार्वजनिक खरिद ऐनको दफा ६५ उपदफा १ मा रहेको सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयको काम, कर्तव्य र अधिकार अन्तर्गत बुदा नं. (ख) र (ग) मा रहेको टर्न कि, ई.पि.सि., संरचनात्मक वा इकाई दर सम्झौता, व्यवस्थापन सम्झौता जस्ता खरिद विधिका बिषयमा आवश्यक पर्ने निर्देशिका, कार्यविधि र प्राविधिक मार्गदर्शन जारी गर्ने तथा सार्वजनिक निकायले खरिद कारबाही सञ्चालन गर्न प्रयोग गर्नु पर्ने बोलपत्र सम्बन्धी कागजात (स्याटन्डर्ड बिडिङ डकुमेन्ट), पूर्व योग्यता सम्बन्धी कागजात (स्याटन्डर्ड प्रिक्वालिफिकेसन डकुमेन्ट) र खरिद सम्झौता सम्बन्धी कागजात (स्याटन्डर्ड कन्ट्रयाक्ट डकुमेन्ट), र प्रस्ताव माग गर्ने सम्बन्धी कागजात (रिक्वेस्ट फर प्रपोजल) को स्याटन्डर्ड नमूना तयार गर्ने भन्ने बुंदाहरुले नमुना कागजाततयार गर्ने एकल अधिकार उक्त कार्यालयलाई दिएको र यस निकायले बनाएका नमुना कागजात र मार्गदर्शनहरु बाध्यकारी भइ सो का आधारमा मात्र माथी उल्लेखित कागजात तयार गर्नुपर्ने व्यवस्था मिलाएको देखिन्छ ।
तयारीमा ध्यान दिनुपर्ने विषयहरु :

१. नमुना बोलपत्र कागजात तथा मार्गदर्शन छनौट :
सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयलाई प्राप्त अधिकारका आधारमा बनाउने नमुना कागजातहरु बोलपत्र सम्बन्धी कागजात (स्याटन्डर्ड बिडिङ डकुमेन्ट), पूर्व योग्यता सम्बन्धी कागजात (स्याटन्डर्ड प्रिक्वालिफिकेसन डकुमेन्ट) र खरिद सम्झौता सम्बन्धी कागजात (स्याटन्डर्ड कन्ट्रयाक्ट डकुमेन्ट), र प्रस्ताव माग गर्ने सम्बन्धी कागजात (रिक्वेस्ट फर प्रपोजल) बनाई आफ्ना वेबसाइट https://ppmo.gov.np/standard_bidding_consulting_documents  मा राखेको हुन्छ त्यहाँवाट आफुले खरिद गर्न खोजेको कागजात डाउनलोड गर्नुपर्दछ । सो वाहेक विभिन्न विषयमा निर्देशिका, मार्गदर्शन तथा टेक्नीकल नोटहरु समेत जारी गरेको हुन्छ त्यस्ता कागजात समेत उपलव्ध भएअनुसार हेर्नुपर्ने हुन्छ । यस्ता कागजात छनौट गर्नुपुर्व कति रकमको खरिद कार्य हो वा कुन विधि वा प्रक्रियावाट खरिद गर्न खोजिएको हो यकिन गरीसकेको हुनुपर्दछ ।

२. कागजातको ढाँचा वा संरचना  :
बोलपत्र सम्बन्धी कागजातमा मुख्य तिनवटा खण्ड रहेको हुन्छ जसमा खण्ड एकमा बोलपत्र पेश गर्ने प्रक्रियाहरु (बिडिंग प्रोसेड्युर्स) रहेको हुन्छ भने दोस्रो खण्डमा आवश्यकताहरु (रिक्वाइरमेन्ट्स) रहेको हुन्छ त्यसैगरी तेस्रो खण्डमा सम्झौताका शर्तहरु र सम्झौता सम्बन्धी फारमहरु (कन्डीसन अफ कन्ट्रयाक्ट एण्ड कन्ट्र्याक्ट फर्म्स) रहेको हुन्छ । पहिलो खण्डमा रहेको बिडिंग प्रोसेड्युर्स भित्र पनि निर्माण कार्यका हकमा पाँच वटा र मालसामानका हकमा चारवटा उपखण्डहरु (यसमा ग्राह्य देश आवश्यक नरहने हँदा यो उपखण्ड रहँदैन) रहेका हुन्छन जसमध्ये बोलपत्रदातालाई निर्देशनहरु र बोलपत्रसम्बन्धी फारमहरु (मुल्य समायोजन तालिका बाहेक) परिवर्तन गर्न पाइदैन तर बिड डाटा सिट र ग्राह्यता र मुल्यांकन आधारहरु भने आवश्यकता अनुसार थपघट र संशोधन गरीन्छ । त्यसैगरी दोस्रो खण्ड भित्र पनि निर्माण कार्यका हकमा निर्माण कार्य आवश्यकता र बिल अफ क्वान्टिटी रहेको हुन्छ भने मालसामानका हकमा आपुर्तिको आवश्यकता मात्र रहन्छ जुन विषय खरिदकार्य अनुसार फरक फरक बनाउनु पर्दछ । निर्माण कार्यको आवश्यकता भित्र ड्ईंग डिजाइन लगायतका कुराहरु समावेश हुन्छ भने आपुर्ति आवश्यकता भित्र सामानको नाम परिमाण स्पेशीफिकेशन आपुर्ति तालिका र लागत समेत एकै ठाउँमा राखिन्छ । बोलपत्रसम्बन्धी कागजातको तेस्रो खण्ड भित्र सामान्य शर्तहरु, बिशेष शर्तहरु र सम्झौता सम्बन्धी फारमहरु राखिएको हुन्छ । यी उपखण्डमध्ये सामान्य शर्तहरु (जीसीसी) र सम्झौता सम्बन्धी फारमहरु (कन्ट्रयाक्ट फर्मस्) परिवर्तन गर्न पाइदैन भने बिशेष शर्तहरु (एससीसी) सार्वजनिक निकायले आवश्यकता अनुसार संशोधन थपघट गर्नुपर्ने हुन्छ । यसप्रकार बोलपत्र सम्बन्धी कागजातको ढाँचा बुझेर मात्र तयारीमा लाग्नुपर्दछ ।

३. चरणबद्धरुपमा कागजात तयार गर्ने :

बोेलपत्रसम्बन्धी कागजातको पुर्वतयारीका लागी आवश्यक कागजातहरु तयार गर्दै जानुपर्दछ । खासगरी कुनै योजनाको सम्बन्धमा हो भने त्यस्तो योजनाका विस्तृत योजना प्रतिवेदन (डिपिआर) तयार भइ स्वीकृत भैसकेको हुनुपर्दछ र सो का आधारमा कुन खरीद बिधि र प्रकार निश्चित गर्नुपर्दछ । यी कुरा तय गरेपछि मात्र हामीले कुन प्रकारको नमुना खरीद कागजात प्रयोग गर्ने भन्ने एकिन गर्न सकिने हुँदा उल्लेखित कागजात र विषय निश्चित गर्नुपर्दछ । यसपछि हामीले माथी भने झै भर्न नपर्ने उपखण्ड छोडी अन्य उपखण्डमा रहेका विवरण वा फारमहरु भर्दै जानुपर्दछ । उक्त मध्ये अलि ध्यान पुर्याई भर्नुपर्ने र अति महत्वपुर्ण भागका रुपमा रहेको योग्यता र उपयुक्तताका आधार निर्धारण गर्नु रहेको छ । यसबाटै प्रतिस्पर्धालाई खुला वा बन्द कति हद सम्म गर्ने भन्ने हुन्छ । यो तयार गर्दा अस्वस्थ प्रतिस्पर्धा नहोस र पक्षपातरहित भइ सक्षम बोलपत्रदाताहरु प्रवेश गर्न सक्ने गरी योग्यता निर्धारण गर्नुपर्दछ । यसका लागी नमुना कागजातमा हरेक योग्यतासँग सम्बन्धित विषयहरुका लागी भर्ने तरिका र उदाहरणहरु दिइएको हुन्छ उक्त कुराहरु हेरी अवश्यकता अनुसार तयार गर्दै भर्दै जानुपर्दछ । जस्तो कि औसत वाषिक कारोवार (एभरेज एन्नुअल टर्नओभर) कति हुने भनेर निकाल्नुपर्यो भने नमुना कागजातमा औसत वार्षिक कारोवार भर्ने तालिका को तलपट्टि निकाल्ने सुत्र राखेको हुन्छ : १.५ गुणा मुल्य भागा पुरा गर्न लाग्ने समय । यसको अर्थ यदि ३ करोडको आयोजना छ र १ वर्षमै सक्नुपर्ने छ भने सो को औसत वार्षिक कारोवार ४.५ करोड (१.५ गुणा ३ करोड भागा १ बर्ष) हुन्छ । यसरी सबै योग्यता सजिलै निर्धारण गर्न सकिन्छ । यसपछि बोलपत्र तथ्यांक विवरण ( बिड डाटा सीट) भर्नुपर्दछ । यो भर्दा बोलपत्रदातालाई निर्देशनहरु (आइटीबी) लाई ध्यान दिनु पर्दछ । आइटिबी मा मुख्यरुपमा दुई प्रकारको भाषा हुन्छ एउटामा बिडीएस बमोजिम भन्ने हुन्छ भने अर्कोमा केही उल्लेख गरेको हँदैन सो मध्ये बिडिएस बमोजिम भन्ने बुँदा राम्रो सँग पढेर मात्र बिड डाटा सीट भर्नुपर्दछ । यसमा मुख्यगरी कार्यालय र ठेगाना, राजस्व धरौटी जम्मा गर्ने बैक खाता विवरण, सम्पर्क व्यक्ति र टेलिफोन, प्रि बिड मिटिंगको जानकारी लगायतका बोलपत्रदाताका लागी आवश्यक जानकारी राखीएको हुन्छ । यस्तै तरिकाले सम्झौताका विशेष शर्तहरु (एससिसि) भर्नुपर्दछ । यो भर्दाखेरी सम्झौताका सामान्य शर्तहरु (जीसिसि) का आधारमा सजिलै भर्न सकिन्छ । यसपछि कार्य वा मालसामानको आवश्यकता यकिन गरी सो को लागत अनुमान तयार गरेका आधारमा आपुर्ति वा निर्माणकार्यको तालिका (एक्टीभिटी शेड्युल) तयार गर्नुपर्दछ । उल्लेखित सबै कार्य गरीसकेपछि नमुना सुचनामा न्युनतम विषय पर्ने गरी अध्यावधिक गरी सुचनालाई अन्तिमरुप दिई प्रकाशन मिति तय गरी आवश्यक निर्णयका लागी निकायका प्रमुखसमक्ष पेश गर्नुपर्दछ ।

अन्तमा,
सार्वजनिक कोषको प्रयोग गरी निर्माण कार्य, मालसामान, परामर्श सेवा तथा अन्य सेवा प्राप्त गर्ने कार्यलाई सार्वजनिक खरिद भन्ने गरीन्छ । यसका लागी नेपाल सरकारले कानुनी तथा संस्थाथत व्यवस्था गरेको छ । सार्वजनिक खरिद ऐन, २०६३ र सार्वजनिक खरिद नियमावली, २०६४ ले नीतिगत तथा कानुनी आधारका रुपमा काम गरेका छन् भने यीनै कानुनले व्यवस्था गरेबमोजिम अनुगमन र खरिद कार्यको सहजीकरण गर्नका लागि सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालय एबम् पुनरावलोकन गरी आवश्यक न्यायीक निर्णयका लागी सार्वजनिक खरिद पुनरावलोकन समिति गठन भई कार्य गरीरहेका छन । कार्यालयले सबै प्रकारका खरिदका लागि आवश्यक नमुना कागजात, विभिन्न मार्गदर्शन र कार्यविधि तथा टेक्नीकल नोट जारी गर्ने गरेको छ । तिनै काजातहरुका आधारमा आवश्यकता अनुसार थपघट गरी आफुले गर्ने खरिद कार्य गर्ने र उपयुक्त व्यक्ति, फर्म वा संस्था छनौट गरी करार व्यवस्थापन मार्फत कार्यसम्पन्न गरीन्छ तसर्थ यस्ता कागजातको तयारीमा केही सवधानी अपनाउन सकेमा जस्तो सुकै खरिद कार्य कानुनतः तथा सैद्धान्तीकरुपले सम्पन्न गर्न सकिने हुन्छ । यसका लागि सहि खरिदकार्यका लागी उपयुक्त नमुना कागजात छनौट गर्ने, नमुना कागजातको संरचना र ढाँचा बूझ्ने तथा नमुना कागजातहरु तयार गर्दा चरणगतरुपमा पुर्वतयारी गर्दै नमुना कागजातमा रहेका निर्देशन र टिप्सहरुलाई ध्यान दिन जरुरी हुन्छ ।

(लेखक सार्वजनिक खरिद अनुगमन कार्यालयमा कार्यरत हुनुहुन्छ ।)

सुझाव र प्रतिक्रयाका लागी : [email protected]

LEAVE A REPLY